I denne delen av håndboka beskriver vi hvordan klubben er organisert.

 

Organisasjonsplan

Her kan klubben sette inn organisasjonsplanen som er vedtatt på årsmøtet, eller ha en lenke til organisasjonsplanen dersom den er lagt ut på klubbens hjemmeside.

En organisasjonsplan kan inneholde et organisasjonskart, og den kan også inneholde en beskrivelse av ansvaret og de viktigste oppgavene som gjelder for ulike funksjoner i klubben. Da vil personene som innehar disse funksjonene, vite hvilket ansvar de har, og hva klubben forventer at de skal gjøre. Funksjonsbeskrivelsen for de lovpålagte vervene fremgår av klubbens lov. For de styreoppnevnte vervene bør styret vedta egne funksjonsbeskrivelser, som legges inn i klubbhåndboka.

I denne veilederen er det laget noen forslag til beskrivelser av ansvar og oppgaver i de vanligste funksjonene i en klubb.

 

 

Årsmøtet

Årsmøtet er klubbens høyeste myndighet og avholdes hvert år i … <måned>. Årsmøtets oppgaver er nærmere beskrevet i klubbens lov. Der fremgår det også hvordan årsmøtet skal innkalles.

For å ha stemmerett og være valgbar må et medlem ha fylt 15 år, vært medlem i klubben i minst én måned og ha betalt kontingent.

Innkalling til årsmøtet skal skje direkte overfor de representasjonsberettigede. Klubben kan innkalle på annen forsvarlig måte, herunder ved kunngjøring i pressen eller på idrettslagets internettside.

Årsmøtet legger grunnlaget for klubbens virksomhet og styrets arbeid. Alle som ønsker å være med på å bestemme hva klubben skal gjøre, og hvordan den skal drives, bør delta på årsmøtet. Det skal skrives protokoll fra årsmøtet og denne bør være tilgjengelige for organisasjonsleddets medlemmer/tilsluttede organisasjonsledd for eksempel på klubbens hjemmeside. Før en publisering bør styret vurdere om det er personopplysninger i protokollen som er av en slik karakter at den ikke bør publiseres.

 

Les mer (maler finnes bakerst i denne veilederen)
Lovhefte med lovnorm for idrettslag, om årsmøtet i §§ 13, 14, 15, 16 og 17
Sjekkliste for årsmøtet
Mal innkalling til årsmøtet
Mal årsberetning til årsmøtet
Mal protokoll årsmøtet

 

Styret

Styret er klubbens høyeste myndighet mellom årsmøtene. Noen saker kan ikke styrebehandles, men må behandles av årsmøtet. Det gjelder saker som fremgår av «Årsmøtets oppgaver», og disposisjoner av ekstraordinær karakter eller betydelig omfang i forhold til organisasjonsleddets størrelse eller virksomhet.

Dersom styret er i tvil, bør saken opp på årsmøtet.

 

Lovpålagte oppgaver for styret:

  • Sette i verk årsmøtets og overordnede organisasjonsledds regelverk og vedtak
  • Påse at idrettslagets midler brukes og forvaltes på en forsvarlig måte, i samsvar med de vedtakene som er fattet på årsmøtet eller i et overordnet organisasjonsledd, og sørge for at idrettslaget har en tilfredsstillende organisering av regnskaps- og budsjettfunksjonen og en forsvarlig økonomistyring
  • Etter behov oppnevne komiteer, utvalg eller personer for spesielle oppgaver og utarbeide mandat/instruks for deres funksjon
  • Representere idrettslaget utad
  • Oppnevne en som er ansvarlig for politiattester
  • Oppnevne en ansvarlig for barneidretten

 

Andre viktige oppgaver:

  • Planlegge og ivareta lagets totale drift, herunder mål- og strategiarbeid, budsjett og regnskap
  • Påse at idrettens retningslinjer for aktiviteten i idrettslaget blir fulgt
  • Stå for idrettslagets daglige ledelse
  • Arbeidsgiveransvar for eventuelle ansatte
  • Legge frem innstilling til årsmøtet på kandidater til valgkomité
  • Oppnevne to personer som i fellesskap skal disponere idrettslagets konti, og sørge for at de er dekket av underslagsforsikring
  • Oppnevne eller engasjere regnskapsfører
  • Lage årsberetning fra styret til årsmøtet
  • Oppdatering av klubbhåndboka

 

Styremedlemmene kan velges til spesifikke oppgaver som kasserer eller referent på årsmøtet, eller styret kan selv fordele oppgavene. Fordelingen av oppgaver bør beskrives, slik at medlemmene ser hvem de skal kontakte i ulike saker.

 

Styrets arbeid

Her kan det beskrives kort hvordan styret arbeider:

  • Hvor ofte har styret møter?
  • Hvor holdes møtene?
  • Hvordan gjennomføres møtene?

Styret er vedtaksført når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Vedtak fattes med flertall av de avgitte stemmene. Ved stemmelikhet er møtelederens stemme avgjørende. Styremedlemmene plikter å respektere et styrevedtak, selv om det er fattet mot vedkommendes egen stemme.

 

Styremøter kan avholdes skriftlig(for eksempel per. e‑post) eller i fjernmøte(for eksempel per. telefon/videokonferanse) dersom et flertall av styre medlemmene gir sin tilslutning til dette. Det skal alltid føres protokoll fra styremøtene.

 

Hvert styremøte bør innledningsvis starte med spørsmål om det foreligger mulig inhabilitet i noen av sakene, og behandlingen av inhabilitet skal alltid protokolleres.

 

Les mer (maler finnes bakerst i denne veilederen).

Mal for innkalling til styremøte
Mal for protokoll fra styremøte

 

Utvalg/komiteer

Mandat og oppgaver for utvalg/komiteer som er lovpålagte, går frem av klubbens lov. Dette gjelder valgkomité og valgt revisor (ev. kontrollkomité der det er et krav).

For de styreoppnevnte utvalgene bør ansvar og hovedoppgaver for utvalgene beskrives av styret selv når styret vedtar å opprette utvalgene. Slik blir det lett å finne ut hva de tillitsvalgte i komiteer og utvalg kan og skal gjøre. Beskrivelsen bør inneholde hvordan utvalget/komiteen er bygd opp, og hvilket mandat og hvilke oppgaver utvalget/komiteen har.

Aktuelle styreoppnevnte funksjoner/utvalg:

  • Sportslig ansvarlig/utvalg
  • Hovedtrener
  • Trener
  • Dommeransvarlig/utvalg
  • Anleggsansvarlig/utvalg
  • Utdanningsansvarlig/utvalg
  • Dugnadsansvarlig/utvalg

Les mer (maler og eksempler på retningslinjer finnes bakerst i denne veilederen).