Før – under – og etter styremøtet

 

MØTELEDERS 10 BUD:

  1. Lag god saksliste
  2. Inviter bare relevante personer til møtet
  3. Avlys møter som ikke har noe formål – eller der ein ikkje vil bli vedtaksføre.
  4. Planlegg møtet grundig på forhånd
  5. Send ut mål og saksliste i god tid
  6. Velg en referent som kan gjøre referatet ferdig på møtet
  7. Sørg for at alle kommer til orde
  8. Avtal tid, sted og ansvar for neste møte
  9. Evaluer hva som kan gjøres bedre?

 

 

MØTELEDERS ANSVAR:

 

Når eit nytt styre starter sitt arbeid, f.eks etter årsmøtet, bør det avklares / diskuteres møtekultur

  «korleis vil me ha det?»

  • Ordet fritt
  • Håndsopprekking
  • «Runde rundt bordet»
  • Er spontane innlegg / kommentarar ok? (avbrytelser)

 

Forberedelse:

  • Lage god saksliste
  • Tydelige mål for møtet
  • Kven bør vere tilstades?
  • Sjekke referat frå sist møte
  • Vurdere tidsbruk samla,og på kvar sak
  • Korleis aktivisere deltagerne?
  • Samle informasjon
  • Velge/skaffe lokale
  • Pauser/servering?
  • Innkalling i god tid med saksliste
    • Definer kva for saker som er infosaker og vedtaksaker
    • Vedtakssaker med utgreiing / drøfting og forslag til vedtak

 

Starten på møtet:

  • Møteleder på plass minst 10 min før
  • Avklare tidsramme (1.5 time, maks 2)
  • Sjekke servering
  • Ny sjekk av saksliste
  • Skape god stemning
  • Starte møtet presis
  • Beskrive møtet/sakene – informere om kva for saker som er info / vedtak
  • Beskrive mål med møtet
  • Velge referent

 

Sjølve møtet:

  • Møtekultur! 
  • Vær positiv og tydelig
  • Belys saker objektivt
  • Få fram synspunkter ved å stille åpne spørsmål
  • Styr dialogen, la alle slippe til - inkludering
  • Gjør del-oppsummeringer

 

Etterarbeid:

  • Sende ut referat/protokoll – be om kommentarer i god tid før neste møte
  • Ansvarliggjøre de som skal iverksette vedtak
  • Evaluere møtets innhold, form og trekke ut erfaringer som bør tas med i neste møte

 

Møtedeltakers ansvar:

  • Lese gjennom saksliste/sakspapirer i forkant og merke seg viktige momenter i saker.
  • Tenke ut alternative vedtak / konklusjoner.
  • Innhente aktuell informasjon ved behov.
  • Forberede egne innlegg.
  • Alltid møte presis - ha respekt for andres tid.
  • Lytte oppmerksomt uansett hvem som snakker.
  • Holde seg til temaet/saken.
  • Være positive, aktive og konstruktive.
  • Ta ansvar for å nå ønsket resultat i hver sak
  • Støtte møtelederen i å holde strukturen på møtet
  • Meld forfall seinest dagen før.
  • Les referatet og send evt kommentarer innan fristen.